Gestion administrative des formations de la délégation Ardèche et des délégations 03/15/43 et 63 : Gérer les inscriptions et les conventions associées, l’envoi des convocations, les fiches d’émargement, la réalisation et l’envoi d’attestations de présence…via le logiciel Digiforma dans le respect des procédures Qualité. Pôle administratif Rédiger les correspondances, notes, convocations et documents d’information Saisir, mettre en forme, imprimer et diffuser des documents Gérer le courrier, arrivée et départ mettre sous pli des courriers, affranchissements, relations avec La Poste Imprimer des documents, réalisation d’étiquettes (élaboration de publipostage) Créer et tenir à jour des outils de travail collectif (agenda électronique, bases de données contacts et mailing-listes, outils de communication internes multimédias, devis...) Contribuer à la gestion des ressources humaines en lien avec la déléguée territoriale Classer physiquement et numériquement des dossiers et archives Participer à l’amélioration des procédures administratives de l’IREPS Comptabilité Etablir et enregistrer des devis et factures d’interventions dans un fichier, prestations et relances éventuelles Collecter, vérifier et enregistrer les notes de frais Effectuer des commandes, vérifier et préparer le paiement des factures fournisseurs Vérifier les relevés de compte Préparer les navettes à transmettre au siège pour saisie en comptabilité Appui au travail de l’équipe Accueillir, informer, orienter les usagers (physiquement, par téléphone, par courriel) Contribuer à la gestion administrative des demandes de financement de la délégation Gérer les aspects logistiques des activités de l’équipe : Appui à l’organisation de manifestations : formations, colloques, conférences, réunions, temps conviviaux, … Réservation de salles Recherche de prestataires et recueil des devis Organisation des déplacements (réservation train, avion, voiture, hôtel et restaurant) Saisie de données d’activités dans les différentes bases de données Gérer et optimiser l’intendance (locaux, matériels, fournitures …) Commande et achat en magasin si besoin. Relation avec la société de ménage et liens avec les intervenants Le cas échéant, gestion des véhicules de service (réservation, entretien, révision, nettoyage) Fonction Direction/Administration Localisation (ville) Privas Localisation du poste (département) Ardèche (07) Contact pour postuler Processus de recrutement : Examen des candidatures : semaine du 5 septembre 2022 Activité de mise en situation des candidat(e)s présélectionné(e)s jeudi 8 ou vendredi 9 septembre (1h – en distantiel) Entretien avec les candidat(e)s sélectionné(e)s : mardi 13 septembre 2022 Pour candidater : Transmettre par mail uniquement votre lettre de motivation et CV (format PDF) sous la référence « Assistante Adm IREPS ARA – Délégation 07 » avant le 31 août 2022. A l’attention de Lydiane ARTAUD, déléguée territoriale : recrutement@ireps-ara.org Contact pour des précisions sur le poste : Lydiane ARTAUD, déléguée territoriale : lydiane.artaud@ireps-ara.org Document 2022_-aac-assistante-admin-07-002.pdf Thématiques Ambition ESS Santé
