Assistant.e polyvalent.e (temps partiel - 50%) - CDD - H/F - Romans sur Isère - Drôme (26)

Le Campus Connecté Romans, ouvert en septembre 2019, est un lieu accessible à toute personne adulte, inscrite dans un parcours de formation post-bac à distance. Sa gouvernance associe la Ville de Romans, l’association ACCES-Université Populaire et l’Université Grenoble Alpes.

Les administrateurs d’ACCES recrutent les salariés qui animent le projet au quotidien.

Les étudiants engagés au Campus suivent différents parcours de formation (DAEU, BTS, Licence, Master, certifications, préparation de concours). Le Campus n’a pas vocation à dispenser d’enseignement mais à accompagner les parcours d’études, professionnels et citoyens des étudiants.

Le Campus Connecté Romans accueille jusque 30 étudiants, avec des profils très variés (cursus, domaines d’études, âges, situations personnelles,….).

Le Campus Connecté est animé par une équipe de 3 salariés : 

• une coordinatrice (80%)
• un.e responsable pédagogique (80 %)
• Et un assistant polyvalent (objet de l’appel à candidature) à temps partiel (50 %) dont la mission générale est de participer au fonctionnement et à la vie du Campus. Cf mission est décrite page 2.

L’assistant polyvalent est sous la responsabilité directe de la coordinatrice, et travaille en relation avec les autres membres de l’équipe du Campus, la salariée au siège de l’association d’Accés, les administrateurs bénévoles de l’association, et des interlocuteurs extérieurs.

Il participe aux réunions hebdomadaires de l’équipe, et ponctuellement à d’autres réunions internes.

DESCRIPTION DES MISSIONS

L’assistant.e polyvalent.e participe au fonctionnement et à la vie du Campus, à travers différentes missions et tâches :

1. Assurer des permanences d’accueil des publics

• Contribuer à l’accueil quotidien des étudiants inscrits au Campus Connecté
• Accueillir, informer et orienter les personnes de passage au Campus
• Réceptionner les appels téléphoniques, gérer la messagerie vocale
• Tenir à jour les outils de suivi interne liés à l’accueil
• Assurer l’ouverture et la fermeture des locaux sur certains créneaux horaires

2. Assurer des tâches administratives et logistiques pour le bon fonctionnement du lieu et du projet

Tâches administratives

• Suivre et gérer la boite mail générique du Campus Connecté
• Administrer le logiciel informatique pour l’octroi de badge
• Mettre à jour régulièrement le fichier des contacts partenaires
• Suivre la mise en paiement des factures et les dépenses de caisse
• Gérer et archiver la documentation liée au Campus
• Réaliser des comptes-rendus de réunions

Tâches de suivi du bon fonctionnement et entretien des locaux et du matériel

• Veiller à l’état du matériel et des équipements, et alerter en cas de problème
• Suivre l’intervention des prestataires techniques extérieurs : entretien des locaux, maintenance du parc informatique, réparations diverses, et alerter en cas de problème
• Veiller au quotidien au bon entretien et rangement des locaux
• Suivre la mise en paiement des factures et les dépenses de caisse
• Suivre le parc informatique, les fournitures et les prêts de matériels (badges, ordinateurs)
• Veiller sur les besoins en petit matériel, faire les achats et commandes si nécessaire
• Anticiper et gérer la réservation de salles hors campus, selon les besoins

3. Suivre et accompagner les démarches administratives des étudiants

L’assistant polyvalent assure la gestion administrative de l’inscription des étudiants à Accés et au Campus Connecté, suit le paiement des frais d’inscription, et accompagne, selon les besoins, les étudiants dans leurs propres démarches administratives (formation, bourse, dossier de financement, logement…)

4. Contribuer à la communication et à la promotion du Campus Connecté

L’assistant polyvalent contribue à la communication : animation de réseaux sociaux, réalisation de visuels et affiches, mailing partenaires, et à la préparation et la tenue d’évènements de promotion du Campus

5. Participer à la vie du Campus avec l’équipe et les étudiants

L’assistant.e polyvalent.e participe à la préparation et la tenue des temps collectifs regroupant les étudiants et l’équipe. Il pourra être amené à accompagner des initiatives d’étudiants. 

Il doit également contribuer au quotidien, aux côtés des autres membres de l’équipe au respect du cadre d’engagement signé par chaque étudiant et des règles de fonctionnement du lieu.

PROFIL RECHERCHE

Le Campus Connecté Romans étant un lieu d’accueil, d’accompagnement et d’initiatives multiples, travailler au sein du Campus Connecté requiert de la méthode, de l’organisation, de l’adaptation et une envie de contribuer à faire vivre le lieu dans sa dimension collective.

Formation requise : un baccalauréat au minimum 

Compétences indispensables pour le poste

• Maîtrise des outils bureautiques et numériques
• Bonne communication orale et écrite
• A l’aise pour construire et gérer des tableaux de bord et outils de planification et de suivi
• Des bases en infographie et en animation de réseaux sociaux

Savoir-être attendus

• Sens de l’accueil et des relations humaines
• Curiosité et envie d’apprendre
• Ecoute active pour traiter les informations
• Réactivité et pro-activité
• Esprit d’équipe
• Méthode et sens de l’organisation, capacité à gérer son temps de travail
• Discrétion (respect de la confidentialité des informations traitées dans le cadre de ses fonctions)

CONDITIONS DU POSTE

Contrat : CDD de 6 mois, avec perspective de renouvellement

Lieu de travail : Locaux du Campus Connecté Romans, à Romans sur Isère

Rémunération : selon grille Convention collective des organismes de formation – Catégorie Employé

Temps de travail : 17,5h / semaine (équivalent 50%)

Emploi du temps : à définir dans les horaires d’ouverture du Campus (lundi au vendredi de 9h à 17h), avec impératif d’être disponible pour travailler les mercredis de 9h à 17h

Pas de télétravail possible

Des contraintes liées aux activités impliqueront ponctuellement de travailler sur d’autres créneaux.

Date de démarrage souhaitée : début janvier 2025